يجب أن يتولى أخصائي تنظيم إداري (بالإنجليزي: Administrative Organizational Specialist) أدوارًا مختلفة داخل المنظمة للمساعدة في ضمان العمليات اليومية الفعالة.
مهام أخصائي تنظيم إداري
قد يتطلب هذا المنصب:
- أداء المهام الكتابية العامة
- والتواصل مع العملاء والترحيب بهم
- والرد على المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني
- والتعامل مع كشوف المرتبات وقضايا الموظفين
- وإدارة المعدات واللوازم المكتبية
قد يُطلب من أخصائي التنظيم الإداري (Administrative Organizational Specialist) أيضًا إنشاء تقارير ومذكرات وتنظيم الأحداث والعمل كمساعد إداري شخصي للمديرين وكبار المسؤولين.
يحتاج أخصائي التنظيم الإداري إلى شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.
وعلى حسب مستوى الخبرة المطلوبة للوظيفة، قد يحتاج أخصائي التنظيم الإداري أيضًا إلى درجة مشارك في إدارة المكاتب أو في مجال ذي صلة، أو درجة البكالوريوس في مجال متعلق بالصناعة.
يتطلب هذا المنصب أفرادًا يمتلكون مهارات مميزة في الاتصال والتنظيم وحل المشكلات.
مسؤوليات أخصائي تنظيم إداري
- المشاركة النشطة في إدارة المكاتب، بما في ذلك التعامل مع المهام الكتابية العامة
- تنظيم وإعداد جداول الاجتماعات لمختلف الإدارات
- تأكد من طلب مساحات الاجتماعات بشكل صحيح قبل الموعد المحدد
- إدارة المعدات واللوازم المكتبية، وطلب معدات وإمدادات جديدة حسب الحاجة
- العمل بشكل تعاوني مع الإدارات الأخرى للمساعدة في حل المشكلات الكتابية
- تقديم المساعدة لقسم المحاسبة لتوفير إدارة الفواتير والمدفوعات والإيصالات
- التشاور مع قسم الموارد البشرية لتقديم المساعدة في كشوف المرتبات وقواعد بيانات الموظفين والواجبات الأخرى
- تمثيل مديري الإدارات أو غيرهم من كبار المسؤولين في الاجتماعات، بما في ذلك تدوين الملاحظات والتسجيلات حسب الحاجة
مؤهلات أخصائي التنظيم الإداري
- قد يكون من المفضل الحصول على درجة الزمالة في إدارة المكاتب أو في مجال ذي صلة
- سنة من الخبرة لشغل وظائف المبتدئين
- معرفة عملية ببرنامج Microsoft Office Suite، بما في ذلك Word و PowerPoint و Excel
- خبرة في استخدام خدمات البريد الإلكتروني للأعمال، مثل Microsoft Outlook
- الخبرة السابقة أو القدرة على تعلم استخدام المعدات المكتبية الشائعة، مثل أنظمة الهاتف الحديثة وأجهزة الفاكس وآلات النسخ
- الراحة مع تعدد المهام والتعامل مع الطلبات المتعددة من مختلف الأفراد والإدارات
- القدرة على العمل بسرعة وفي بيئة عمل عالية التوتر
- مهارات اتصال قوية ودوافع ذاتية للغاية عند إدارة قنوات الاتصال
- منظم للغاية وقادر على إنشاء أنظمة تنظيمية يستخدمها الآخرون بسهولة
