دفتر الأستاذ العام

دفتر الأستاذ العام

يمثل دفتر الأستاذ العام نظام حفظ السجلات للبيانات المالية للشركة، مع التحقق من صحة سجلات حساب الخصم والائتمان من خلال ميزان المراجعة.

يوفر سجلاً لكل معاملة مالية تحدث خلال حياة الشركة المشغلة ويحتفظ بمعلومات الحساب اللازمة لإعداد البيانات المالية للشركة. يتم فصل بيانات المعاملات، حسب النوع، في حسابات الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات.

كيف يعمل دفتر الأستاذ العام؟

دفتر الأستاذ العام هو أساس النظام الذي يستخدمه المحاسبون لتخزين وتنظيم البيانات المالية المستخدمة لإنشاء البيانات المالية للشركة. يتم ترحيل المعاملات إلى حسابات دفتر الأستاذ الفرعي الفردية، على النحو المحدد في دليل حسابات الشركة.

يتم بعد ذلك إغلاق المعاملات أو تلخيصها في دفتر الأستاذ العام، ويقوم المحاسب بإنشاء ميزان مراجعة، والذي يعمل بمثابة تقرير عن رصيد كل حساب دفتر أستاذ.

يتم فحص ميزان المراجعة بحثًا عن الأخطاء وتعديله عن طريق ترحيل إدخالات ضرورية إضافية، ثم يتم استخدام ميزان المراجعة المعدل لإنشاء البيانات المالية.

كيف يعمل دفتر الأستاذ العام مع محاسبة القيد المزدوج

يتم استخدام دفتر الأستاذ العام من قبل الشركات التي تستخدم طريقة مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج، مما يعني أن كل معاملة مالية تؤثر على اثنين على الأقل من حسابات دفتر الأستاذ الفرعي، ولكل إدخال معاملة دائنة واحدة على الأقل.

يتم ترحيل حركات الإدخال المزدوج، التي تسمى “إدخالات دفتر اليومية”، في عمودين، مع إدخالات الخصم على اليسار وإدخالات الدائن على اليمين، ويجب أن يتوازن إجمالي جميع إدخالات الدائن والمدين.

المعادلة المحاسبية، التي تقوم عليها محاسبة القيد المزدوج، هي كما يلي:

الأصول – الخصوم = حقوق المساهمين

تتبع الميزانية العمومية هذا التنسيق وتعرض معلومات على مستوى حساب مفصل. على سبيل المثال، تظهر الميزانية العمومية العديد من حسابات الأصول، بما في ذلك النقد وحسابات القبض، في قسم الأصول قصيرة الأجل.

تعمل طريقة محاسبة القيد المزدوج بناءً على متطلبات معادلة المحاسبة بأن الحركات التي تم ترحيلها إلى الحسابات الموجودة على يسار علامة المساواة في الصيغة يجب أن تساوي إجمالي الحركات التي تم ترحيلها إلى الحساب (أو الحسابات) على اليمين.

حتى إذا تم تقديم المعادلة بشكل مختلف (مثل الأصول = الخصوم + حقوق المساهمين)، فإن قاعدة الموازنة تنطبق دائمًا.

ماذا نعرف من دفتر الأستاذ العام؟

يتم تجميع تفاصيل المعاملات الواردة في دفتر الأستاذ العام وتلخيصها على مستويات مختلفة لإنتاج ميزان المراجعة وبيان الدخل والميزانية العمومية وبيان التدفقات النقدية والعديد من التقارير المالية الأخرى.

يساعد ذلك المحاسبين وإدارة الشركة والمحللين والمستثمرين وأصحاب المصلحة الآخرين على تقييم أداء الشركة بشكل مستمر.

عندما ترتفع النفقات في فترة معينة، أو عندما تسجل الشركة معاملات أخرى تؤثر على إيراداتها، أو صافي الدخل، أو غيرها من المقاييس المالية الرئيسية، فإن بيانات البيانات المالية لا تروي القصة بأكملها في كثير من الأحيان.

في حالة وجود أنواع معينة من الأخطاء المحاسبية، يصبح من الضروري العودة إلى دفتر الأستاذ العام والبحث في تفاصيل كل معاملة مسجلة لتحديد موقع المشكلة.

في بعض الأحيان قد يتضمن ذلك مراجعة العشرات من إدخالات دفتر اليومية، ولكن من الضروري الاحتفاظ ببيانات مالية موثوقة وخالية من الأخطاء بشكل موثوق.

مثال على معاملة الميزانية العمومية

إذا تلقت الشركة دفعة من العميل لفاتورة 200 دولار، على سبيل المثال، يقوم محاسب الشركة بزيادة الحساب النقدي بخصم 200 دولار وإكمال الإدخال بائتمان أو تخفيض قدره 200 دولار لحسابات القبض. المبالغ المدين والائتمان التي تم ترحيلها متساوية.

في هذه الحالة، يتم زيادة حساب الأصول (النقدية) بمقدار 200 دولار، بينما يتم تخفيض حساب الأصول الآخر (حسابات القبض) بمقدار 200 دولار. النتيجة الصافية هي أن كلا من الزيادة والنقصان يؤثران فقط على جانب واحد من المعادلة المحاسبية. وهكذا تبقى المعادلة في حالة توازن.

ما هو الغرض من وجود دفتر أستاذ عام؟

في المحاسبة، يتم استخدام دفتر الأستاذ العام لتسجيل جميع معاملات الشركة. ضمن دفتر الأستاذ العام، يتم تنظيم بيانات المعاملات في الأصول والخصوم والإيرادات والمصروفات وحقوق الملكية.

بعد إغلاق كل دفتر أستاذ فرعي، يقوم المحاسب بإعداد ميزان المراجعة. ثم يتم استخدام هذه البيانات من ميزان المراجعة لإنشاء البيانات المالية للشركة، مثل الميزانية العمومية وبيان الدخل وبيان التدفقات النقدية والتقارير المالية الأخرى.

هل دفتر الأستاذ العام جزء من طريقة مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج؟

نعم، تستخدم الشركة التي تستخدم طريقة مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج طريقة دفتر الأستاذ العام لتخزين البيانات المالية للشركة.

على وجه التحديد، يتم حفظ الدفاتر ذات القيد المزدوج عندما تؤثر كل معاملة على خصم واحد ومعاملة ائتمانية واحدة على الأقل.

بمعنى آخر، تظهر كل معاملة في عمودين، عمود الخصم وعمود الائتمان، يجب أن تتوازن إجمالياتهما. بموجب قاعدة الموازنة هذه، يتم تطبيق المعادلة التالية: الأصول – الخصوم = حقوق المساهمين.

ما هو مثال على إدخال دفتر أستاذ عام؟

ضع في اعتبارك المثال التالي حيث تتلقى الشركة دفعة قدرها 1000 دولار من العميل مقابل خدماتها.

سيقوم المحاسب بعد ذلك بزيادة عمود الأصول بمقدار 1000 دولار وطرح 1000 دولار من حسابات القبض.

تظل المعادلة في حالة توازن، حيث تؤثر الزيادة والنقصان المكافئتين على جانب واحد – جانب الأصول – من المعادلة المحاسبية.