وظائفآراء

10 مشاكل تواجه الموارد البشرية وكيفية التغلب عليها


انضم إلينا على لينكد إن

يواجه كل فريق من إدارة الموارد البشرية مشكلات في إدارة الشركة، وفي التنفيذ المستمر للسياسات عبر الشركة بشكل عام، وفيما يلي أهم 10 قضايا تواجه الموارد البشرية بشكل عام وكيفية معالجتها.

10 مشاكل تواجه الموارد البشرية

1. الاحتفاظ بالمواهب

يعتقد كثير من الناس أن المهمة الرئيسية للموارد البشرية هي البحث عن، وتوظيف المواهب الجديدة. ومع ذلك، فإن الحقيقة هي أن معظم أنشطة الموارد البشرية تدور حول الحفاظ على المواهب الحالية.

فالموظفين هم شريان الحياة لكل شركة، حيث يوفرون المهارات والخبرات اللازمة للحفاظ على مستويات الإنتاجية.

كما أن النشاط التجاري يستثمر الكثير من الوقت والمال لضمان تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية حيثما كان ذلك ممكنًا. والمسؤولية الرئيسية للموارد البشرية هي حماية هذه الأصول القيمة.

يعد الاحتفاظ بالموظفين بمثابة توازن جيد بين ثقافة الشركة والمكافآت والحوافز.

يحتاج قسم الموارد البشرية إلى تزويد كل موظف بالتكامل الصحيح بين الثلاثة، لإرضاء الموظف دون المساس بمصالح الشركة في العملية.

كما يتعين عليهم الاحتفاظ بسجلات دقيقة لهذه المجموعات لضمان تسليم الحِزم المتفق عليها إلى الموظفين.

2. التوظيف

وسواء بسبب استكمال قوة العمل الحالية أو استبدال الموظفين الذين خرجوا من الشركة بسبب دورة التوظيف الطبيعية، فإن التحدي الرئيسي الثاني الذي يواجه إدارة الموارد البشرية هو توظيف المواهب.

من الصعب إيجاد الموظفين الذين يمتلكون المزيج الصحيح من المهارات، والشخصية، والدوافع، حتى عندما تكون مجموعة المرشحين المتاحين كبيرة نسبيًا.

سواء تم التعامل مع التوظيف من قبل إدارة الموارد البشرية الداخلية، أو بمساعدة طرف ثالث خارجي، فمن الضروري أن تدار العملية بمركزية وفاعلية.

عندما يكون هناك العشرات من طلبات التوظيف، يجب تسجيل تفاصيل كل منها للمراجعة والمقارنة.

تسمح منصة برمجيات الموارد البشرية بتخزين طلبات التوظيف، والسير الذاتية، وتفاصيل الاتصال، لتحليلها بسهولة والمقارنة فيما بينها.

واعتمادًا على سياسات الاحتفاظ ببيانات الشركة، يمكن تخزين طلبات التوظيف لأشهر أو سنوات تحسبًا لتوافر وظائف جديدة في تلك الفترة.

كميزة إضافية، فإن الحصول على تفاصيل مجموعة مختارة من المرشحين المناسبين يقلل من تكاليف التوظيف في المستقبل، ويقصر الوقت المستغرق لتوصيل فجوة المهارات. كما أن تسريع عملية التوظيف بهذه الطريقة يحد من انخفاض الإنتاجية، والروح المعنوية.

3. الإنتاجية

مع فرز أبرز مشاكل تواجه الموارد البشرية فيما يتعلق بعدد الموظفين بالقوة العاملة، يجب على فريق الموارد البشرية أن ينظر إلى مستويات الإنتاجية للتأكد من أن الشركة تعمل بكفاءة.

وحيث تكون الإنتاجية منخفضة، يحتاج مسئول الموارد البشرية إلى معرفة ما إذا كانت المشكلة ناتجة عن سوء ممارسات العمل، أو نقص الموارد.

غالباً ما يتم هذا التحديد من خلال إجراء دراسة الوقت والحركة (T & M) لتحديد من يفعل ماذا وكيف.

يمكن بعد ذلك استخدام هذه الدراسة لتحديد مكاسب الكفاءة المحتملة، وتمهيد الطريق لاستثمار رأس المال المستقبلي لتحسين الإنتاجية، والظروف.

باستخدام منصة برمجيات الموارد البشرية المتكاملة، يمكن للإدارة العليا وفريق الموارد البشرية تخزين وتحليل بيانات T & M بشكل تعاوني.

كما يمكن لنظام الموارد البشرية الاحتفاظ بهذه البيانات لتوفير سياق تاريخي للدراسات اللاحقة، لتوفير مقياس مرجعي ولقياس التحسينات التي تم إجراؤها بدقة.

اقرأ أيضاً: كيف تُنشئ بيئة عمل إيجابية تساعد على الإنتاجية

4. التدريب والامتثال

يعد التدريب جانبًا أساسيًا لتطوير الموظفين، سواء بالنسبة لتعليمهم الخاص أو لضمان استمرارك في الحصول على الأفضل من القوى العاملة لديك.

تتطلب بعض المناصب داخل الشركة تلقي تدريب رسمي وشهادات معتمدة، وكثير من هذه الشهادات لها تاريخ انتهاء يجب تجديدها بعده.

على الرغم من أن الموظف يتحمل بعض المسؤولية عن الاحتفاظ بمسار التسجيلات المهنية الخاصة به، إذا كان عملك يعتمد على مهاراته المعتمدة، فمن المنطقي أن تتبع هذه المعلومات بنفسك وفي سجلاتك الخاصة.

إذا وافقت الشركة على دفع رسوم الامتحانات أو رسوم التسجيل، يمكنك تتبع موعد استحقاق هذه الدفعات. كما يمكنك أيضاً تنبيه الموظف المعني، وتحديد جدول زمني للغياب خلال الامتحانات، وترتيب المدفوعات لمنع الهفوات.

10 مشاكل تواجه الموارد البشرية وكيفية التغلب عليها

وحتى عندما يتم التدريب داخل الشركة، فإن تسجيل حضور الدورة في نظام الموارد البشرية المركزي يسمح بتقييم مهارات القوة العاملة، والامتثال التنظيمي.

هل تلقى كل عضو من الموظفين تدريبه الكامل؟ هل فات أي شخص التدريب السنوي على إنذار الحريق ويحتاج إلى تحديث؟ هل أكمل المرشحين للدعاية الداخلية جميع الدورات ذات الصلة بالمنصب الجديد؟

يمكن أن يساعد الاحتفاظ بتفاصيل التدريب في الإجابة عن كل هذه الأسئلة والمزيد.

5. الصحة والسلامة

يُطلب من شركتك تسجيل تفاصيل معلومات الصحة والسلامة لأسباب قانونية، شبيهة بالحفاظ على السجلات المتعلقة بالمؤهلات المهنية، وعضوية الهيئات التجارية.

تساعد سجلات الصحة والسلامة في الحفاظ على سلامة موظفيك في العمل، والتأكد من أن الشركة تفي بالتزاماتها القانونية تجاههم وتجاه الجمهور.

في كل مرة تنشأ فيها مشكلة تتعلق بالصحة والسلامة، يُطلب من الموارد البشرية إثبات أن الشركة قد قامت بكل ما هو متوقع منها.

في حالة عدم إثبات ذلك، يكون النشاط التجاري عرضة لخطر إجراءات قانونية وغرامات.

يجدر بالذكر أن طريقة التخفيف من حدة هذه المشاكل هي من خلال استخدام سجلات دقيقة للدورات التي يتم حضورها، والشهادات الصادرة، وأي شيء آخر خاص بتشريعات الصحة والسلامة التي تقوم بها أعمالك بالطبع.

إذا حضر أحد الموظفين أي دورة تهدف إلى زيادة سلامته الشخصية وأمن الأشخاص المحيطين به، فيجب تسجيل التفاصيل في حالة وجود طلب بحث أو نزاع في المستقبل.

ولأن حضور الدورات التدريبية يرتبط ارتباطًا وثيقًا بسجلات الموظفين العامة، فإن قسم الموارد البشرية هو الأفضل تجهيزًا لتسجيل هذه المعلومات.

ويعمل برنامج الموارد البشرية المستخدم في جميع أنحاء عملك على توحيد بيانات الصحة والسلامة مع سجلات الموظفين، للحصول على استرجاع وتحليل سريع وسهل.

6. التمييز والتنوع

إذا كان نشاطك التجاري له أي علاقة مع القطاعات العامة، أو كانت سياسة الشركة تتعلق بالتنوع، فستحتاج إلى أن تكون قادرًا على إظهار التزاماتك بالحقائق الصلبة من وقت لآخر.

عندما تعلن الشركة عن التزاماتها بالتنوع والرغبة في الحد من التمييز، سيطلب منها إثبات تقدمها نحو تحقيق هذه الأهداف.

لتجنب تحويل هذه الطلبات إلى إحصاء سريع لسوق العمل، فمن المنطقي تسجيل البيانات الديموغرافية عند تعيين موظف جديد.

كجزء من عقد العمل، يمكن إضافة مجموعة بسيطة من مربعات التحديد لتسجيل البيانات الديموغرافية والتنوع، والتي يجب تخزينها مع سجلات الموظفين في نظام الموارد البشرية.

من المهم أيضًا تسجيل أي حوادث في مكان العمل يبدو أنها تنطوي على أي شكل من أشكال التمييز، ويمكن لشركتك بعد ذلك تنفيذ إجراءات تأديبية استنادًا إلى سياسات الشركة، وإظهار المزيد من الالتزام بهذه المبادئ الأساسية.

يجب أيضًا أن تساعد برمجيات الموارد البشرية الخاصة بك في التحقق بسرعة مما إذا كان أي موظف – يشتبه في مشاركته في أنشطة تمييزية – قد وافق على التصرف وفقًا لسياسات الشركة كجزء من عقد التوظيف الخاص به.

اقرأ أيضاً: كيف تتعامل مع التحرش في بيئة العمل

7. الانضباط

يعتبر الانضباط دائمًا أحد المشكلات الأقل شيوعًا في مكان العمل، وكذلك النقطة التي يمكن أن يساعد فيها قسم الموارد البشرية في حل الحوادث بشكل مرضٍ بالنسبة لأصحاب العمل والموظفين.

تتطلب العملية التأديبية الكثير من الأدلة، وغالبًا ما تحتاج إدارة الموارد البشرية إلى الحصول على بيانات وسجلات وغيرها من البيانات الداعمة لحل المشكلات بطريقة قانونية وأخلاقية، وكل ذلك يستغرق وقتًا طويلاً.

لذلك من المهم الاحتفاظ بسجلات دقيقة لأي قضية تأديبية، لضمان التعامل مع هذه القضية بشكل صحيح.

ويشمل ذلك محاضر الاجتماعات، والرسائل بين أصحاب العمل والموظفين، وممثلي النقابات وأي أنشطة متابعة تحتاج إلى القيام بها.

حيث توفر هذه السجلات أيضًا نقطة مرجعية لضمان التزام جميع الأطراف بالتزاماتهم المتفق عليها، في حالة حدوث مزيد من النزاعات.

وكما ذكرنا في السابق، يجب تخزين هذه السجلات واسترجاعها بسهولة، بالإضافة إلى أي تفاصيل متعلقة بالعقد.

باستخدام نظام الموارد البشرية المتكامل الذي يدعم العملية الخاصة بك، يتم تبسيط الكثير من خطوات جمع الأدلة، مما يساعد على تقليل الكثير من العمل، والوقت المقترن بحل قضايا الانضباط.

8. الاستعانة بمصادر خارجية

توفر العقود الحرة طريقة جذابة لزيادة مهارات وقدرات شركتك في مجال القوى العاملة، دون الحاجة إلى توظيف موظفين جدد بشكل دائم.

هذا مهم بشكل خاص للمشروعات والعقود التي تتطلب معرفة متخصصة، ولكن من غير المحتمل أن تصبح جزءًا روتينًا من متطلبات شركتك.

ومع ذلك ، فإن الموظفين الخارجيين يقدمون تحديات جديدة عند محاولة التأكد من استيفائهم للمعايير والمتطلبات الداخلية.

هل لديهم مؤهلات أو عضوية هيئات صناعية؟ هل خضعوا لتدريب توجيهي معياري للشركة؟ قد تحتاج إلى معرفة هذا النوع من المعلومات في وقت ما في المستقبل، حتى إذا لم يبدو مناسبًا في بداية العقد.

وبنفس الطريقة التي تسجل بها تفاصيل التوظيف الخاصة بالموظفين الدائمين، من الضروري الاحتفاظ بنفس المعلومات المتعلقة بالمستقلين، والاستشاريين، والموظفين من مصادر خارجية.

يجب أن يسمح لك نظام الموارد البشرية الخاص بك بالحفاظ على سجلات محددة بوضوح للموظفين المؤقتين، لسهولة استرجاعها في حالة حدوث نزاع في المستقبل. أو حتى فقط لتسهيل إعادة توظيف نفس الأشخاص في المستقبل.

9. كشف الرواتب

تقع المسؤولية عن كشوف المرتبات بين الإدارة المالية والموارد البشرية، مما يؤدي في كثير من الأحيان إلى مشاكل مع المدفوعات الدقيقة للموظفين.

يحتفظ قسم الموارد البشرية بسجلات حول الرواتب، والفوائد، والمكافآت، ومخصصات الأرباح، بينما يتم تكليف الحسابات بإجراء الدفعات.

وهذا يؤدي إلى انفصال محتمل يمكن أن يؤدي إلى تأخر كشوف المرتبات، أو تلقي الموظفين لمبالغ غير صحيحة في رواتبهم.

للمحافظة على معنوياتك ومنع حدوث مشاكل مع الراتب في المستقبل، يجب أن تحقق شركتك في إمكانية استخدام حل مخصص للراتب فقط، يتعامل مباشرةً مع برنامج الموارد البشرية ونظام المحاسبة الخاص بك.

عن طريق توحيد الإدارتين إلكترونياً، يمكن حل معظم المشاكل الناتجة عن هذه المسألة تلقائياً.

كذلك، تساعد برامج الرواتب المخصصة على ضمان حصول الموظفين على ما يستحقونه، كما سيستفيد قسم الموارد البشرية أيضًا من تقليل طلبات البحث، مما يساعد على تحسين توزيع عبء العمل خلال بقية الشهر.

10. استفسارات الموظفين

يوفر قسم الموارد البشرية الرابط بين “الشركة” والموظفين، وهذا يعني أنّه عندما يتعلق الأمر بقضايا التوظيف، أو النزاعات، أو الاستفسارات المتعلقة بالعمل، فإن قسم الموارد البشرية هو نقطة الاستفسار الأولى، كونها أحد مشاكل تواجه الموارد البشرية.

كما أن التعامل مع الاستفسارات المتعلقة بالأجور، والامتيازات، ومراجعات الأداء على أساس منتظم هو أمر روتيني، ولكنه أيضًا يستغرق وقتًا طويلاً للغاية، لا سيما عندما تكون البيانات غير متاحة بسهولة.

في كل مرة يحتاج فيها أحد أعضاء قسم الموارد البشرية إلى البحث عن تفاصيل الدفع، أو تفاصيل شكل العقد، فهو غير قادر على التركيز على أي من مسؤولياته الأخرى.

هنا يأتي دور نظام الموارد البشرية المُخصص حيث يعمل على الحفاظ على بيانات التوظيف مركزية وجاهزة، لسهولة الاسترجاع، والحد بشكل كبير من الوقت المستغرق للإجابة على كل استعلام.

الوصول السهل للبيانات هو مفتاح الحل.

يتعامل فريق الموارد البشرية مع أنواع مختلفة من المشاكل، ولكن مفتاح حلها بسرعة هو نفسه في معظم الحالات “سهولة الوصول إلى البيانات ذات الصلة”.

في جميع الحالات تقريباً، سيوفر نظام الموارد البشرية وكشوف المرتبات الكامل؛ أدوات التخزين، والاسترجاع، والتحليل اللازمة للإجابة على مشاكل التوظيف، وتحسين كفاءة الإدارات بشكل عام.

الصورة

الوسوم

مقالات ذات صلة

إغلاق