تؤدي السكرتارية الإدارية مهام إدارية وسكرتارية يومية في بيئات المكاتب. تشمل مسؤولياتهم تقديم التقارير إلى الإدارة، وصياغة المستندات وإدخال البيانات، وجدولة المواعيد.
وقد تعمل السكرتارية الإدارية في المؤسسات الحكومية أو التعليمية، أو في أقسام الشركات أو الشؤون القانونية أو الطبية.
الوصف الوظيفي
نحن نبحث عن سكرتير إداري نشيط وقادر لمساعدتنا في إدارة المكاتب. في هذا المنصب، ستكون مسؤولاً عن معالجة المستندات والحفاظ على قواعد البيانات والاتصال بالجمهور. قد يُطلب منك أيضًا إدارة اللوازم المكتبية.
لضمان النجاح كسكرتير إداري، يجب أن تمتلك مهارات اتصال ممتازة وخبرة يمكن إثباتها في دور السكرتارية. يتم تنظيم السكرتاريين الإداريين البارزين بدرجة عالية في أداء مجموعة واسعة من الواجبات الإدارية.
مهام السكرتارية الإدارية
- تقديم التقارير إلى الإدارة وأداء واجبات السكرتارية.
- معالجة التقارير والمستندات وكتابتها وتحريرها وتنسيقها.
- حفظ المستندات وإدخال البيانات وصيانة قواعد البيانات.
- التنسيق مع الإدارات الداخلية والتواصل مع الجمهور.
- توجيه المكالمات الداخلية والخارجية ورسائل البريد الإلكتروني والفاكسات إلى الإدارات المختصة.
- ترتيب وجدولة المواعيد والاجتماعات والأحداث.
- مراقبة اللوازم المكتبية وطلب البدائل.
- المساعدة في النسخ والمسح الضوئي وإرسال الفاكسات والبريد الإلكتروني وتدوين الملاحظات وحجوزات السفر.
- تجهيز المرافق وترتيب المرطبات للمناسبات، إذا لزم الأمر.
- الالتزام بأفضل ممارسات وآداب العمل.
متطلبات الوظيفة
- دبلوم المدرسة الثانوية أو GED.
- مؤهل رسمي في إدارة المكاتب أو أعمال السكرتارية أو التدريب ذي الصلة.
- 1 أو 2 سنوات من الخبرة كسكرتير إداري ستكون مفيدة.
- إجادة متقدمة في إدارة المستندات وجداول البيانات وقواعد البيانات.
- القدرة على الاتصال داخليًا وخارجيًا في الأمور الإدارية.
- مهارات حفظ الملفات، وحفظ السجلات، والمهارات التنظيمية استثنائية.
- معرفة عملية بالطابعات وآلات التصوير والماسحات الضوئية وأجهزة الفاكس.
- الكفاءة في جدولة المواعيد وأنظمة تحويل المكالمات.
- مهارات اتصال ممتازة الكتابية والشفوية.
- مهارات شخصية استثنائية.
