ما هي أسئلة مقابلة عمل المساعد الإداري الأكثر شيوعاً؟

عندما يكون الفرد مؤهلاً للحصول على وظيفة المساعد الإداري أثناء البحث عن عمل جديد، يتم إجراء مقابلة عمل المساعد الإداري الخاصة بالعمل، وفي هذه المقابلة عادةً ما يطرح مدير التوظيف أسئلة تتمحور حول المهارات الصلبة للمرشح، والمهارات الناعمة، والخبرات السابقة، وأسلوب العمل الشخصي.

يحدث هذا لأن معظم العاملين في منصب المساعد الإداري يقومون بمساعدة المديرين التنفيذيين، والمديرين، ونواب الرؤساء، والموظفين من المستوى الثالث، في مهام مثل الجدولة، والاتصالات، وإنتاج الوثائق، والسفر، والواجبات الكتابية.

مقابلة عمل المساعد الإداري

المهارات الأكثر شيوعاً فيما يخص عمل المساعد الإداري تشمل برامج معالجة النصوص وجداول البيانات، ومهارات المحاسبة الخفيفة، وبعض مهارات الكتابة، وهناك بعض المناصب التي قد تتطلب مهارات إضافية.

على سبيل المثال، قد يحتاج المساعد الإداري في التعليم الإلمام بقواعد النشر الأكاديمي، أو إذا كان مساعد إداري للمدير التنفيذي في مستشفى الإلمام بالمصطلحات الطبية الأساسية.

لذا، غالباً ما يتم تصميم أسئلة مقابلة عمل المساعد الإداري للكشف عن درجة إتقان وكفاءة الشخص المرشح للحصول على المنصب في هذه المجالات.

وقد يُسأل المرشح أيضاً عن أنواع برامج الكمبيوتر التي عمل معها، أو قد يُسأل عن عدد سنوات الخبرة في مجال مهارة معينة.

المهارات الناعمة

يجب أن يتوقع المُرشح لوظيفة المساعد الإداري أن يقوم مدير التوظيف بالسؤال حول المهارات الناعمة، ويشمل هذا مجالات مثل التنظيم، والاتصال مع الأشخاص.

على سبيل المثال، قد يحتاج المساعد الإداري التابع لأحد الأقسام داخل الشركة إلى إدارة جداول العديد من الأشخاص ذوي الوظائف المختلفة، وأنماط العمل المختلفة.

في هذه الحالة، قد يسأل مدير التوظيف عن قدرة المرشح على الحصول على المعلومات المطلوبة من الموظفين بأقل قدر ممكن من الاحتكاك في مكان العمل.

الخبرات

كذلك تتمحور العديد من أسئلة مقابلة عمل المساعد الإداري حول الخبرة، لأن الماضي يقدم دليلاً على قدرات المرشح.

هذه الأسئلة قد تدور حول مجالات المهارات الصعبة أو الناعمة. على سبيل المثال، سيحتاج مسؤول رفيع المستوى في مجال البحث والتطوير إلى مساعد إداري يمكن الوثوق به من خلال معلومات حساسة أو سرية، لذا يمكنه أن يطلب من المرشح أن يقدم تفصيلاً لتجربة سابقة مع معلومات مماثلة.

كما أن المساعد الإداري لمركز أو قسم حديث التكوين قد يحتاج إلى إنشاء نظام ملفات عملي من الصفر، لذا قد يطلب مدير التوظيف من المرشح إعادة سرد الوقت الذي أنجز فيه مهمة مماثلة.

التوافق بين المدير والمساعد الإداري

بشكل عام، من الأفضل أن تكون صفات المساعد الإداري على عكس الصفات الموجودة في المدير، حتى يعمل كلاً منهما لتحقيق هدف الشركة.

على سبيل المثال، إذا كان المدير لا يستطيع تنظيم أموره بشكل جيد، يجب أن يحصل على مساعد إداري ذو قدرات تنظيمية هائلة.

أو المدير الذي يميل إلى أن يكون متقلب المزاج أو لديه مهارات اتصال منخفضة، في هذه الحالة سوف يحتاج إلى مساعد إداري ذو مهارات ناعمة وقدرات تواصل مع الآخرين بحيث يمكنه تهدئة المواقف المختلفة.

يمكن للمرشحون لوظيفة المساعد الإداري أن يتوقعوا أيضاً أسئلة مقابلة عمل المساعد الإداري التي تتناول الدوافع الشخصية، وتفضيلات أسلوب العمل.

ولا يجب الاستهانة أبداً بهذا الأمر لأنّه عامل حاسم بين المرشحين المتساوين في العوامل الأخرى في كثير من الأحيان.

الصورة