أهم مكونات نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP الأساسية

اكتشف مكونات أنظمة ERP أو تخطيط موارد المؤسسات الأساسية، بالإضافة إلى مزايا وتحديات تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات في مؤسستك.

نظام تخطيط موارد المؤسسات هو مجموعة تطبيقات متكاملة تستخدمها الشركة لربط أنشطتها التجارية عبر الأقسام بحيث يعمل الجميع بنفس البيانات والعمليات.

يمكن للشركات استخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لتبسيط عملياتها وتحسين كفاءتها، مما يوفر الوقت والمال. في دورة تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات، يمكن للشركات أيضًا توحيد العديد من العمليات التجارية وأتمتتها للتخلص من الجهد اليدوي وتوفير الوقت.

قبل أن تبدأ الشركة في تنفيذ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، هناك العديد من مكونات نظام تخطيط موارد المؤسسات التي يجب على الشركة تحديدها، ويعتمد ذلك غالبًا على العمليات التجارية المحددة التي تريد تحسينها وما إذا كانت تبيع منتجات أو خدمات.

من المحتمل أن يكون لدى الشركات التي تبيع المنتجات وظائف التصنيع وسلسلة التوريد وإدارة المخزون والتوزيع التي يجب أن يعالجها نظام تخطيط موارد المؤسسات.

بالنسبة للمؤسسات التي تبيع الخدمات، تعد قدرات تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، مثل إدارة المشاريع للمشاركة الخدمية ودعم الخدمات الميدانية وعمليات المبيعات، أمرًا بالغ الأهمية.

فوائد نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP

نظرًا لأن نظام تخطيط موارد المؤسسات يوفر مستودعًا واحدًا للبيانات على مستوى الشركة، يمكن تقليل المخاطر المرتبطة بالعمل مع أنظمة وبيانات متباينة، مثل احتمال حدوث خطأ أو ازدواجية وظائف العمل في الإدارات المختلفة.

تمتلك الشركات الكبيرة على وجه الخصوص العديد من الأنظمة المختلفة، غالبًا ما يتم تثبيتها بشكل مستقل من قبل الإدارات.

قد يرغبون في تنفيذ نظام واحد لتخطيط موارد المؤسسات يحل محل هذه الأنظمة السابقة للتخلص من أوجه القصور التشغيلية والتأخيرات الزمنية التي تطورت على مر السنين.

كما يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة الاستفادة من هذه الفوائد أيضًا. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعدهم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على تحقيق المساواة مع منافسيهم من الشركات الكبرى.

قد ترغب هذه الشركات في تحديد نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الذي يمكنهم توسيعه لاستيعاب النمو.

من خلال عروض تخطيط موارد المؤسسات المستندة إلى مجموعة النظراء، يمكن حتى للعديد من الشركات الصغيرة التي تفتقر إلى الموارد أو الخبرة الداخلية لتأسيس برنامج تخطيط موارد المؤسسات الاستفادة من التكلفة المنخفضة والخبرة الفنية للبائعين، وبالتالي اكتساب كفاءة الأعمال بسرعة.

أخيرًا، يبحث الكثير عن برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المتخصص باحتياجات ومتطلبات صناعاتهم الخاصة. يوفر العديد من بائعي تخطيط موارد المؤسسات (ERP) هذا التخصص الرأسي للصناعة.

عند اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، يمكن للشركات اختيار برنامج تخطيط موارد المؤسسات إما كحزمة شاملة أو كمجموعة أصغر تشمل فقط التطبيقات المالية أو التطبيقات المالية والتصنيعية أو تطبيقات الخدمة فقط.

كما يمكن للشركات أيضًا شراء نظام تخطيط موارد المؤسسات مصمم خصيصًا لقطاع صناعة معين، مثل البناء أو صناعة الأغذية والمشروبات.

نظام ERP السحابي ضد المحلي ضد الهجين

يمكن أن يكون سوق ERP الحديث محيرًا، خاصةً عندما يتعلق الأمر بتخطيط موارد المؤسسات السحابية، لذا فإن البحث المتعمق أمر لا بد منه قبل إنشاء خطط التنفيذ.

في أشملها، يقدم موردو برامج تخطيط موارد المؤسسات ERP عادةً في إصدارات محلية أو سحابية أو هجينة، على الرغم من أن بعض البائعين الصغار يقدمون السحابة فقط.

من خلال تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المحلي، يدير قسم تكنولوجيا المعلومات في المؤسسة الأجهزة والبرامج.

يقوم قسم تكنولوجيا المعلومات بتشغيل البرنامج في مركز بيانات المؤسسة وهو مسؤول عن التنفيذ والصيانة والتخصيص، وعادةً ما يكون أغلى إصدار من ERP.

ومع ذلك، يمنح تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المحلي للعملاء مزيدًا من التحكم في الأمان والتحديثات.

أصبحت ERP السحابية شائعة بشكل متزايد، خاصة إصدارات SaaS. باستخدام السحابة، يتم استضافة أنظمة ERP في السحابة، سواء في سحابة البائع أو في النظام الأساسي السحابي مثل AWS أو Microsoft Azure.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تطلب الشركة من البائع تشغيل النظام وتقديم استشارات تخطيط موارد المؤسسات في الجانب التجاري.

يمكن للشركات أيضًا أن تختار أن يكون لديها نظام تخطيط موارد المؤسسات يستضيفه البائع أو الشريك في موقع البائع، بينما تقوم تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالشركة بتشغيله وصيانته.

من خلال نهج هجين لتخطيط موارد المؤسسات، تختار المؤسسات تشغيل بعض الأنظمة داخليًا بينما يعمل البعض الآخر في السحابة.

بائعو ERP اليوم الذين ينتقلون إلى السحابة هم المستقبل، كما هو الحال بالنسبة للأنظمة الأخرى.

وفقًا لذلك، حتى كبار البائعين الذين أسسوا سمعتهم في تخطيط موارد المؤسسات مع المنتجات المحلية يقدمون مسارات انتقال إلى عروض تخطيط موارد المؤسسات المستندة إلى مجموعة النظراء، مع حوافز مالية في بعض الأحيان.

في حالات أخرى، يقدم بعض موردي ERP أنظمة سحابية فقط ولم يقدموا أبدًا برامج محلية. بين هذين القطبين، يوجد بائعون يقدمون أنظمة ERP مختلطة، والتي تشمل تشغيل ERP في كل من أماكن العمل وفي السحابة.

لا يمكن تنفيذ ERP بطريقة واحدة لكل الشركات. أحد الأسئلة التي ستحتاج الشركة إلى معالجتها هو ما إذا كانت تريد تخطيط موارد المؤسسات داخليًا بالكامل، أو كليًا في السحابة أو بشكل هجين بين الإثنين.

تحديات ERP

يتمثل التحدي الذي يواجه الشركات التي تطبق هذه التقنية في اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الذي يلائم احتياجات أعمالهم وتوقعات المستخدمين على أفضل وجه.

بينما يجب أن يتلاءم نظام تخطيط موارد المؤسسات بشكل جيد مع العمليات والأنظمة الحالية للشركة، يجب أن يكون قادرًا أيضًا على تحقيق أهداف الأداء والربحية الرئيسية التي لا تستطيع أنظمة الشركة الحالية تقديمها.

يعد هذا أمرًا صعبًا وهو السبب في أن معدل فشل تخطيط موارد المؤسسات أعلى من أي برنامج آخر. يمكن أن يكون مشروعًا ينتهي بالوظيفة للعديد من المديرين إذا لم يتم تثبيت ERP بشكل جيد.

بالنسبة لصانع قرار تخطيط موارد المؤسسات -سواء كان مستخدمًا داخليًا لتخطيط موارد المؤسسات أو مديرًا ماليًا أو مدير عمليات أو نائب رئيس التصنيع- من المهم العثور على شريك تخطيط موارد المؤسسات قادر على العمل معًا في تثبيت النظام والتكامل والاستشارة والتدريب والدعم طوال العملية.

إن العثور على التطبيق الذي يعمل بشكل أفضل للشركة -سواء كان تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في مقر الشركة أو نظام تخطيط موارد المؤسسات المختلط أو تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المستند إلى السحابة- يعد أمرًا بالغ الأهمية.

باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات السحابية، يمكن أن تتراوح مشاركة البائع من البائع الذي يستضيف نظام تخطيط موارد المؤسسات في موقعه أثناء تشغيل الشركة له، وصولاً إلى قيام الشركة بالاستعانة بمصادر خارجية لنظام تخطيط موارد المؤسسات بالكامل ودعمه للبائع.

أهم مكونات نظام ERP الأساسية

قبل اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، سترغب الشركات في إلقاء نظرة على مجموعة المكونات الأساسية وتحديد ما تحتاجه، أو ما يمكنها دمجه مع برامجها الحالية أو مع مكون تابع لجهة خارجية.

المكونات -يشار إليها أيضًا باسم الوحدات النمطية- هي أجزاء من نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) التي تركز على المجالات الوظيفية.

وفيما يلي نظرة على المكونات التي تعتبر عادةً مكونات النظام الأساسية، على الرغم من أن البائعين قد يختلفون في تصنيفهم لذلك.

تمويل

تريد الشركات تسجيل وتتبع وتوحيد جميع مبيعاتها ومعلومات التشغيل في نظام محاسبة مركزي.

توفر البرامج المالية لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) هذه الإمكانية من خلال دفتر الأستاذ العام المركزي وحسابات القبض والحسابات الدائنة وأنظمة كشوف المرتبات.

تريد الشركات أيضًا القدرة على أداء تقارير التحليلات ونمذجة سيناريو ماذا لو على بياناتها المالية، والتي توفرها العديد من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات.

الموارد البشرية

يقدم تخطيط موارد المؤسسات نظامًا مركزيًا للموارد البشرية يمكّن المؤسسات من تتبع ساعات عمل الموظفين وتقييمات أداء الموظفين في جميع أنحاء الشركة، فضلاً عن إدارة المزايا وإدارة تطوير الموظفين.

كما ترغب الشركات في استخدام أنظمة الموارد البشرية الخاصة بها لتوظيف مواهب جديدة في السوق، ورسم تخطيط التعاقب وإدارة قضايا الامتثال المؤسسي المتعلقة بالموظفين.

الشراء والمشتريات

يعمل برنامج شراء تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على تبسيط عملية الشراء، من إصدار أوامر الشراء وإدارة البائعين إلى المدفوعات وإعداد التقارير.

يتمتع برنامج شراء تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أيضًا بالقدرة على توجيه الموافقات على أوامر الشراء والمدفوعات تلقائيًا إلى صانعي القرار المناسبين في الشركة.

ذكاء الأعمال

تريد المنظمات المزيد من تحليلات البيانات التي تمكنها من تقييم المعلومات المتعلقة بالأعمال والتصرف بناءً عليها.

لتسهيل ذلك، يوفر موردو تخطيط موارد المؤسسات لوحات معلومات وتقارير مصممة مسبقًا وحتى أفضل المقاييس والإرشادات التي يمكن للشركات استخدامها لتقييم مبيعات الأعمال والعمليات.

قام العديد من البائعين -وخاصة أولئك الذين يخدمون عملاء المؤسسات الكبيرة- بتوسيع قدراتهم في مجال ذكاء الأعمال لتشمل التحليلات في الوقت الفعلي والنمذجة التنبؤية والتعلم الآلي والذكاء الاصطناعي للمساعدة في التنبؤ.

تتمتع الشركات أيضًا بالمرونة في إجراء التنقيب عن البيانات في معلومات تخطيط موارد المؤسسات الخاصة بهم وتطوير التقارير المخصصة الخاصة بهم.

إدارة تجربة العملاء

يعد مكون إدارة تجربة العملاء (CEM) في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مستودعًا مركزيًا لمعلومات العملاء يمكن للأقسام التي تواجه العملاء في جميع أنحاء الشركة الوصول إليها واستخدامها.

يتضمن المستودع معلومات حول تفاعلات الشركة مع العملاء المحتملين والشركاء. ويمكنه تتبع كل هذه التفاعلات عبر التسويق والمبيعات والخدمة وأي أقسام أخرى تواجه العملاء للتأكد من أن الجميع يستخدمون نفس المعلومات.

كما يشتمل مكون إدارة تجربة العملاء على تقارير فريق المبيعات والتتبع والأتمتة والتسويق والخدمة والدعم. وغالبًا ما يمتد إلى تتبع تجربة العملاء الكاملة وإدارتها، بما في ذلك التخصيص وتحليلات بيانات العملاء.

مكونات تخطيط موارد المؤسسات في التصنيع

في حين أن المكونات المذكورة أدناه لا تزال أساسية لتخطيط موارد المؤسسات، إلا أنها تلبي احتياجات الشركات الموجهة نحو المنتجات بشكل أكبر.

ضع في اعتبارك هذه المجالات قبل اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات.

إدارة سلسلة الإمدادات

لا تشمل بعض أنظمة تخطيط موارد المؤسسات عمليات الشركة الداخلية فحسب، بل تشمل أيضًا عمليات شركاء الأعمال في سلسلة التوريد وموردي السلع، بما في ذلك المواد الخام والمخزون والإمدادات.

يمنح مكون إدارة سلسلة التوريد الشركات الرؤية التي تشتد الحاجة إليها في كل من سلسلة التوريد الداخلية والخارجية، بالإضافة إلى عمليات التصنيع الخاصة بها.

تأتي بعض مكونات نظام تخطيط موارد المؤسسات في متناول اليد للشركات التي تقوم باستمرار بمراجعة تكوينات وتصميمات منتجاتها.

ويمكن للشركات تتبع وإدارة الإصدارات المختلفة من منتجاتها التي لا تزال قيد الاستخدام بمساعدة وحدات إدارة دورة حياة منتج تخطيط موارد المؤسسات، التي تخزن معلومات المنتج في كل مرحلة من مراحل المراجعة.

التوزيع والتخزين

تستخدم أنظمة توزيع وتخزين تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الأتمتة التي تمكن فريق المبيعات الذي يواجه العملاء في الشركة من ربط عروض أسعار العملاء وأوامرهم مباشرة بأنظمة إدارة المخزون والتنفيذ والمحاسبة في المكتب الخلفي. ثم يقوم بإكمال الطلبات وتنفيذها في الوقت المناسب.

تشمل الميزات الرئيسية لبعض أنظمة تخطيط موارد المؤسسات للتوزيع أيضًا وظائف إدارة المستودعات الشاملة.

تضمن هذه الأنظمة تحسين المخزون في المستودعات لتلبية متطلبات سلسلة التوريد الخاصة بالشركة.

بالنسبة للشركات التي تدير مواقع مستودعات متعددة، توفر أنظمة التوزيع والمخازن هذه القدرة على رؤية حركات المخزون والمخزون بالكامل عبر جميع المواقع، وتحسين إدارة المخزون من خلال تمكين الشركات من إعادة تعيين المخزون بين المواقع حسب الحاجة.

إدارة المخزون

يعمل نظام إدارة المخزون على تحسين تخزين واستهلاك المخزون ويوفر إمكانية التنبؤ بالمخزون يدويًا وتلقائيًا.

يمكن للشركات وضع سياسات أوامر للأجزاء والتجمعات الفردية. ويصدر البرنامج أيضًا تقارير عن استثناءات المخزون وظروف العرض الزائد، ويمكنه تتبع المخزون عبر مواقع متعددة.

يمكن أن تعمل أنظمة إدارة المخزون هذه بطريقة مستقلة. يمكن للنظام أيضًا الارتباط بأنظمة الخدمات اللوجستية والشحن والفواتير.

كما تأتي العديد من أنظمة إدارة المخزون أيضًا مع دعم للترميز الشريطي وإدارة وحدة حفظ المخزون والتكامل مع أنواع أخرى من تقنيات المستودعات، مثل أجهزة الاستشعار والأجهزة المحمولة باليد.

مكونات ERP لإدارة الخدمات

بالنسبة لشركات إدارة الخدمات وشركات المشاريع الفردية التي تختار مكون نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، تخدم الوحدات الإضافية احتياجاتها الخاصة. وتشمل هذه المجالات التالية.

إدارة الخدمات

إدارة الخدمات يوفر تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تحسينًا وتتبعًا وإدارة للخدمات الاحترافية.

غالبًا ما تستخدم مؤسسات الخدمة المهنية والشركات ذات وظائف الخدمة الميدانية القابلة للفوترة هذا البرنامج. ويمكنه أيضًا تقييم مستويات رضا العملاء واتفاقيات مستوى الخدمة والضمان وأداء العقد.

يمكن لتخطيط موارد المؤسسات الموجهة نحو الخدمة أيضًا تتبع جهات اتصال العملاء من خلال جميع مراحل علاقة العميل، من التنقيب إلى الإغلاق، وتقديم الدعم وزيادة البيع.

وهذا يعطي كل فرد في فريق الخدمة رؤية كاملة لعلاقة العميل وتاريخ الشركة مع العميل، كما أنه يسهل التعاون المثمر عبر الخدمات الشاملة.

إدارة المشروع لمرة واحدة

يتوفر أيضًا في برنامج إدارة المشاريع ERP إدارة شاملة للمشروع. يتضمن ذلك هياكل تقسيم العمل متعددة المستويات للمشاريع، وجدولة موارد المشروع وإدارة العطاءات والعقود.

توفر الموارد المستهلكة في المشروع الرؤية في برنامج إدارة المشروع لمرة واحدة، بما في ذلك الأصول والمخزون والمواد والعمالة. كما أنه يتيح إعداد فواتير دقيقة وفي الوقت المناسب لتكاليف المشروع طوال دورة حياة المشروع.

كما يمكن للشركات تتبع ربحية المشروع والتحكم في الهوامش في وقت واحد مع أداء المشروع. ويتيح استخدام هذا النظام للمديرين ضبط أداء المشروع بدقة ويضمن تلبية الموظفين لمؤشرات الأداء الرئيسية.